一、机构沿革

广东工业大学档案馆是学校档案工作的职能管理部门，是永久保存和利用本校档案的信息中心。广东工业大学档案室于1995年由原广东工学院、广东机械学院、华南建设学院东院合并而成。2007年成立广东工业大学档案馆，副处级建制，是国家二级科技事业档案管理单位。2015年学校印发《关于加强和改进新形势下我校档案工作的意见》（广工大校字[2015]32号），改革我校档案管理体制机制，将原分散在档案馆、学生处、研究生院、人事处的各类档案实行机构、功能、队伍三整合，实行集中统一管理。2019年学校设置档案馆直属党支部，档案馆主动适应新形势下的新要求，以党支部建设带动团队建设，提升服务意识和服务水平，积极推进各项工作发展，发挥档案馆“存史、资政、育人”功能，学校档案工作迈上了新的台阶。2021年学校设置校史馆，与档案馆合署办公，同时教工人事档案室划归人事处。2022年学校筹建校史馆，档案馆（校史馆）升格为正处级建制。2023年11月11日学校本科办学65周年校庆日校史馆正式开馆。

二、馆藏概况

馆藏档案主要分为广东工学院、广东机械学院、华南建设学院东院和广东工业大学四个全宗。包含上级文件、行政档案、党群档案、教学档案、财会档案、基建档案、出版档案、科研档案、设备档案、声像档案、外事档案、实物档案、人物档案、专题档案等十四个门类以及学生人事档案。截止到2024年底，馆藏以卷为保管单位纸质档案166200卷，以件为保管单位纸质档案30314件，纸质档案数字化扫描副本约7TB，照片档案约25000张（含数码照片及纸质照片数字化扫描副本），实物档案2000件。

三、工作综述

随着学校深化改革和“1+2+3”攀撑计划学科提升工程的推进，档案馆在原有档案管理工作的基础上逐步拓展了档案信息化建设、学生人事档案管理、校史馆建设与运维、校史研究与校史宣传等多项工作职能。档案工作职能不断拓展、工作领域不断扩充、工作幅度不断加大、工作内涵不断深化。

（一）档案规章制度建设。为加强档案工作的制度化建设，档案馆重新修订了《广东工业大学档案管理办法》，并根据《关于全面推行机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度的通知》的相关要求重新修订了《广东工业大学档案管理实施条例》《广东工业大学学生人事档案管理实施办法》《广东工业大学财务档案管理实施办法》等15项工作规章制度。同时，为了适应新形势下电子文件归档的要求，档案馆制定了《广东工业大学电子文件归档与电子档案管理实施细则》《广东工业大学电子文件元数据方案》等电子文件管理相关工作制度。做到了人员有职责，立卷有要求，借阅有规定，保密有条例，管理有措施，保证了档案工作的制度化和规范化。

（二）档案基础设施建设。档案馆现有馆库面积2655平方米，包含东风路、大学城两个馆区，其中东风路馆区共1975平方米，大学城馆区680平方米，内设综合办公室、东风路综合档案室、大学城综合档案室、学生人事档案室、校史馆办公室。档案库房配有杀菌消毒机、恒温恒湿空调、防盗防火自动报警系统、视频监控系统、灭火器等设备。通过物防、技防、人防三位一体的安全防范体系确保档案库房满足库房“十防”安全要求。此外为了适应新形势下档案工作要求，档案馆还配备了高性能服务器、存储阵列、高速扫描仪、数码照相机等设备。

（三）档案资源体系建设。档案资源是档案工作之本，资政育人之基，更是学校办学历史见证。档案馆通过强化前端控制、注重过程指导、坚持结果反馈，做到档案资源的应归尽归、应收尽收，每年完成包括文书、教学、科研、基建、财会等13个门类纸质档案的归档入库和相应电子文件的接收进馆，以记录广工大历史，留住广工大记忆。

同时，注重对实物档案、名人档案、口述历史档案、专题档案的收征集工作。近年来，通过捐赠、复制和代保管等多种形式面向广大师生、校友征集与学校历史发展紧密相关的实物档案资料；通过学院推荐、实地走访，征集了一批先贤名师名人档案；针对性地选择学校历届领导、教授、教职工及各届校友代表开展口述历史档案采集，构建了重大活动提前介入的专题档案征集工作方式，积极跟进脱贫攻坚、抗疫防灾、教学评估等学校重大活动专题档案归档。征集到的实物档案、人物档案和口述历史档案有效丰富了馆藏档案，支撑了校史展陈内容，成为了校史馆的特色和亮点。

（四）档案数字信息化建设。档案馆根据学校“十四五”规划，以档案资源体系、利用体系、安全体系、治理体系建设为主线，逐步推进学校数字档案室建设。

数字资源建设是数字档案室建设的重要的内容，目标是建立完善的目录数据库、全文数据库、多媒体数据库。档案馆主要从存量数字化和增量电子化两个方面开展数字资源建设。存量数字化：完成馆藏除上级来文、会计凭证以外的各门类纸质档案数字化共计280万页，约7TB。增量电子化：开发“数字档案资源采集管道”，采集管道通过定制接口以及内嵌归档范围可以实现学校主要部门业务系统自动或半自动的在线归档。目前已经完成OA办公系统，本科生教务系统、继续教育学院教务系统等业务系统电子文件及元数据收集接口的开发，并实现与OA办公系统电子文件在线归档。

将纸质档案资料转换成数字信息资源的过程中，应用系统建设发挥着核心作用。它是一个可扩展的网络应用系统，其功能涵盖对数字档案信息的采集、处理、存储、归档、组织、发布及利用的全过程。主要包含以下子系统：综合档案管理系统、学生人事档案管理系统、虚拟校史馆系统、多媒体档案管理系统以及在线档案寄递系统。

（五）档案利用体系建设。牢固树立“为学校服务、为师生服务、为校友服务、为社会服务”的档案服务意识，围绕学校中心工作和校友权益保障，积极作为。档案馆为学校外事活动、财会对账、审计项目、后勤基建等工作，各类宣传活动以及校内外不同形式的学历学位查询等事项提供各种方式的综合档案利用年均约3589人次，为学生升学、考公、职务晋升等提供学生人事档案政审年均约2368人次。

同时，注重提升信息化水平，实现“数据多跑路、用户少走步”。升级学籍档案在线寄递系统，通过档案管理系统内各类档案的业务关系，实现档案数据关联检索或聚类展示，异地用户通过网上服务平台、微信公众号远程提交借阅申请快递收件方式完成档案自助借阅。

（六）校史文化研究工作。档案馆重视档案史料的编研工作,积极开发档案信息资源，推出校史研究成果，为学校卓越文化建设贡献力量。在完成大事记、组织沿革、全宗指南等基础编研的基础上，档案馆还集中编写了《档案见证小康路、聚焦扶贫决胜期——广东工业大学扶贫工作回顾》《2018-2021年艺术与设计学院服装设计专业毕业设计优秀作品》《广东工业大学校史馆展陈脚本》《林树森校友画册》《薪传·新语——首届校史演讲比赛实录》等编研材料。

（七）学生人事档案管理。学生人事档案管理是学校档案工作的重要组成部分，它是贯彻执行党的教育方针，为培养、选拔、录用人才服务的一项经常性的基础工作。学生人事档案工作主要包含：接收新生档案、整理学生档案、办理学生学籍异动手续、负责毕业生档案的对外转递工作、提供学生人事档案查阅、接待用人单位政审等。馆藏现有学生人事档案卷，其中本科生档案卷、研究生档案卷、遗留档案卷。2023年转递毕业生档案总数13377份，其中本科生档案9473份，研究生档案3904份；处理学籍异动档案以及大类分专业5147人次。

（八）校史馆建设与运营。经过本科办学60周年校庆虚拟校史馆建设、多年资料收集、多次业务调研、明确理念、组织脚本、实物征集、总体布局、概念设计、项目招标、深化设计、项目施工、讲解培训，通过一年时间打造了学校实体校史馆，成为学校展示广工大历史、弘扬广工大精神、宣传广工大文化的重要平台。

通过高效能管理运营，高水平宣讲，打造校史馆为爱党爱国、立德树人、文化传承、精神孕育、科学普及的“教育共同体”，为全校开展主题党团活动、师德师风教育、课程思政建设、学科专业史讲解等提供全方位服务。

四、对外交流

档案馆一直重视对外交流与合作，作为广东省高校档案工作协会原秘书长单位、现副理事长单位，协助协会组织学术研究、论文征集、科技项目评审、档案评估、财务管理、活动联络等工作。多次与省内外高校开展合作交流，热忱欢迎全国各档案馆、校史馆的同仁和社会各界人士前来我馆参观、交流和指导。