各单位：

为贯彻落实《中共中央办公厅 国务院办公厅印发<关于加强和改进新形势下档案工作的意见>的通知》（中办发[2014]15号）和《中共广东省委办公厅、广东省人民政府办公厅印发<关于加强和改进新形势下我省档案工作的意见>的通知》（粤委办[2015]11号）精神，努力建立健全学校的档案资源体系、档案利用体系和档案安全体系， 促进高水平大学建设，深化和加强学校档案工作改革与规范化管理，提高档案工作服务于教育与社会发展的能力和水平，现就加强和改进新形势下我校档案工作提出如下意见。

一、充分认识学校档案工作的重要性

（一）学校档案是国家重要的信息资源。习近平总书记指出：“档案工作是一项基础性工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续。”学校档案是高等学校人才培养、科学研究、社会服务和文化传承创新的真实记录，是办好人民满意的高等教育，维护高等学校和广大师生根本利益的重要依据。作为一项不可缺少的基础性工作，做好学校档案工作是学校的重要职责。

（二）加强学校档案工作是落实科学发展观的内在要求。随着高等教育事业和全面深化改革不断推进，学校档案工作涉及的领域更加广阔、内容更加丰富、需求更加多样，学校档案工作“以史鉴今，资教育人”的作用日益凸显。要进一步加强和改进新形势下学校档案工作，必须坚持以邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观为指导，深入贯彻党的十八大和十八届三中、四中全会以及习近平总书记系列重要讲话精神，以建立健全覆盖学校改革发展的档案资源体系、方便广大师生员工的档案利用体系、确保档案安全保密的档案安全体系为目标，进一步完善学校档案工作体制机制，加大对学校档案工作的支持保障力度，推动学校档案事业科学发展。

二、完善学校档案管理体制机制

（三）坚持统一领导、分级管理原则。按照国家档案法律法规的有关规定，学校档案馆集中统一管理学校的档案资料，维护其完整与安全，根据学校建设和发展的需要，及时制定和完善档案工作的各项规章制度。要坚持并不断完善党委领导、校长负责、学校档案机构集中管理、各部门和学院（系）共同参与的学校档案工作体制，大力推进部门、学院（系）和科研（工程）项目立卷制度，形成“规范科学、分工明确、密切配合、管理有序”的学校档案事业科学发展体制。

（四）改革档案管理体制机制。要对学校档案机构和人员进行有效整合，将原分散在档案馆、学生处、人事处、研究生院的各类档案实行机构、功能、队伍三整合，实行集中统一管理，进一步降低行政成本，提高工作效能。对于由学校档案机构集中保管之外的各类型档案以及科技开发机构等单位独立管理的档案，要建立专门的档案管理分室，在学校档案机构的业务指导和统一协调下，规范化地开展各项档案管理工作。加强重点建设项目、重大科研项目、重要会议、重大活动的建档验收、移交的监督指导工作，以逐步建立档案门类齐全、馆藏丰富、管理科学的馆（室）藏体系。

（五）扎实推进学校档案馆建设。学校档案应集中统一保管，学校为保管档案提供必要的库房和设备设施，学校党政领导要把档案馆建设摆在重要位置，按照《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》要求，把档案馆建设成为面积达标、设施完善、功能齐全、安全保密、服务便捷、节能环保的档案保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、校务公开信息查阅中心、电子文件备份中心和校史研究中心。

（六）建立健全档案馆工作机制。学校党政领导要加强档案管理工作，配备专业人员和设备，做好学校的文件收集、整理、归档工作，集中收集保管学校各类档案并提供利用，开展档案数字化、档案编研、档案业务交流、人员培训等。要将档案工作纳入学校工作计划和发展规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围，纳入绩效考核体系；档案信息化纳入学校信息化建设整体规划，统一部署、同步实施，确保档案部门实现对电子文件形成、积累和归档的全程监督指导。

三、建立健全学校档案资源体系

（七）加强档案资源建设建章立制。学校档案机构要认真履行职责，建立健全文件材料归档制度，及时制定或修订各类文件材料的归档范围和保管期限表，报所在省(直辖市)档案行政管理部门审核后实施，做到应收尽收、全面覆盖。要严格实行部门和课题组立卷(件)制度。要根据国家标准和规范，建立各种档案资源收集整理的工作细则，指导各部门做好归档过程各个环节的工作，提高档案案卷质量表，做到应归尽归、应收尽收。

（八）完善归档制度。学校在开展重点工作、重大活动、重点项目和举办重要会议时，应吸收档案部门参加，确保建立档案与开展工作同步进行；档案部门应积极跟踪和主动介入，指导做好档案立卷工作，确保学校重要档案资源完整准确归档。要特别重视党群行政类、教学类、基建类等涉及学校日常正常运转和师生切身利益的档案的归档工作，切实加强教职工人事档案管理和学生档案管理。凡是应归档的文件材料，要按时向学校档案馆移交，任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。因故不能按时移交的，需经学校档案管理部门批准，并明确移交的具体时限。在学校撤并、内部机构改革、校办企业转制等过程中，有关部门应会同档案管理部门及时规范档案流向，妥善处置，防止流失。对损毁、丢失档案的，要根据相关法律法规予以查处，并督促档案形成部门积极予以补救。

（九）加强特色档案和新型载体档案资源建设。学校应注重和加强具有本校学科和专业特色档案的收集，加强体现本校精神和文化特色档案的收集，加强本校著名人物档案的收集，形成具有本校特色的馆藏档案资源体系。要注重向社会和个人征集档案，设立专门基金对向学校捐赠重要、珍贵档案的单位和个人，给予一定奖励。要加强对光盘、磁盘、闪存卡、电子文档、实物等新型载体档案的收集，不断探索和完善新型载体档案的管理方式。

四、建立健全学校档案利用体系

（十）创新档案工作服务形式。学校档案馆要着力提升档案服务水平，把提供档案信息服务作为学校管理服务的重要内容，以积极的态度创新多元化、多层次、多模式档案信息资源开发利用服务方式，依法做好档案查阅服务，最大限度满足广大师生员工的需求。提供涉密档案信息服务要严格遵守保密规定。

（十一）拓展学校档案工作服务领域。学校档案馆要面向校园和社会拓展档案工作的服务领域，构建多功能的档案工作的服务模式，促进学校科学发展。一方面要围绕学校中心工作，主动关注学校改革发展动态，为领导决策和学校各部门、广大师生员工开展教学、科研和管理工作提供科学性、系统性的信息参考和依据；另一方面要面向社会需求，加工、开发、开放、传播高校档案信息，服务改革开放、经济社会发展。要根据需要，对馆藏档案信息资源进行深层次、全方位的开发和整合，形成客观、准确、全面、真实的综合档案资料，成为学校科研教学有价值的资源库。要深入推进学校档案文化建设，加强档案宣传和档案教育工作，开发具有各自学校特色的档案文化产品，更好地为社会发展和高等学校发展服务。

（十二）加快传统载体档案数字化。学校要加快推进数字档案馆建设，把数字档案馆建设纳入信息化建设的整体规划，从人力、财力、物力上统筹安排，切实推进档案存储数字化和利用网络化。要把传统载体档案数字化作为档案信息化建设重点加快推进。要区分轻重缓急，加强规划、分步实施，优先开展开放档案、珍贵档案、易损档案、高利用率档案、与师生切身利益密切相关档案的数字化处理；要拓展档案数字化覆盖面，同步加强纸质档案和其它各种载体形式的档案数字化；要采用先进成熟的设施和技术，严格遵循规范标准，保障档案数字化质量。

（十三）加大电子文件归档管理力度。将电子文件归档管理纳入学校重要工作日程和信息化建设总体任务，确保档案部门实现对电子文件形成、积累和归档的全程监督指导。要明确要求、落实责任、严格措施、提供条件，保障电子文件归档管理顺利开展；要结合本单位实际，研究明确电子文件的归档范围和管理任务，规范开展电子文件整理、存储、备份、鉴定、迁移、利用等工作，规范应用软硬件设施，提高电子文件归档质量和管理水平。列入档案馆收集范围的部门，要按照规定做好电子档案移交进馆工作。要积极探索和推动无纸化办公条件下电子文件归档管理创新，实现文档一体化。积极开发档案管理系统与学校各业务管理系统的接口，实现档案管理系统与各业务系统的互联共融，积极探索各业务管理系统数据归档的方式和路径。

五、建立健全学校档案安全体系

（十四）健全档案安全防范体系。学校档案馆要严格档案安全管理责任制，建立档案安全突发事件防范和应急处理机制，要建立健全覆盖档案管理业务全过程的安全管理制度，建立健全人防、物防、技防三位一体的档案安全防范体系。要严格档案安全日常监管，定期核查库藏档案，及时发现、抢救破损档案。对已实现数字化的档案，原则上以数字化副本提供利用，不再提供原件。要及时发现和消除档案安全隐患，发生档案安全责任事故的，依法依规追究相关领导和人员的责任。

（十五）切实改善档案保管保密条件。严格按照有关规范和标准加快改造或新建、扩建档案库房，进一步提高档案库房的安全防灾标准，采用先进的安全保密技术、设备和材料，改善档案保管保密条件，确保档案安全保密。

（十六）加强档案信息安全防范。按照国家规定建立档案信息管理系统安全保密防护体系，推进档案信息系统安全等级保护和分级保护工作。要严格权限控制、信息加密、病毒防护、安全监测、容灾备份等安全机制，提高档案信息化全程抗风险能力。严格执行档案安全保密管理制度，加强对涉密信息系统、涉密计算机和涉密载体的安全保密管理，严防文件、档案在传输过程中失泄密。对涉密档案、重要档案的存储介质进行检验和认证，确保长期可用。在档案数字化过程中，优先选用具有保密资质的加工企业，制订好严密的措施，防止档案实体丢失和敏感、涉密档案信息失密，确保档案实体和档案信息安全。

六、加大对学校档案工作的支持保障力度

（十七）加强对学校档案工作的组织领导。学校党委和行政要成立由校长任主任委员、分管校领导任副主任委员的学校档案工作委员会，将档案工作纳入学校重要议事日程，纳入《学校发展规划》和《学校综合改革方案》，列入各部门和各学院（系）目标管理体系，及时研究和解决学校档案工作中的重大问题。

（十八）加大学校档案事业投入力度。要完善学校档案事业投入机制，科学合理核定档案工作经费，将档案资料征集、抢救保护、安全保密、数字化、现代化管理、提供利用、编纂、陈列展览及设备购置和运行维护等方面经费列入学校预算，加强对档案项目经费的审计督查和绩效考核。

（十九）加强学校档案人才队伍建设。学校要重视档案工作部门的领导班子建设，将政治上可靠、工作上得力、年富力强的干部安排到档案工作部门的领导岗位上来，形成坚强有力的领导班子。要根据档案事业发展的新形势新要求，合理配备档案机构工作人员，特别是高素质的档案专业人才和现代信息技术专业人才，关心他们的成长，畅通专业技术职务或管理职员晋升渠道，落实对长期接触有毒有害物质的档案工作人员的补助政策。明确校内各部门档案员的职责，将档案工作纳入其考核指标，加强对部门档案员的培训和考核。对在档案工作中做出贡献的单位或者个人，给予表彰和奖励。

（二十）加强学校档案法治建设和科研工作。将依法治档作为