第一章 总 则
第一条 为履行“为党管档、为国守史、为民服务”的神圣职责，进一步加强学校档案工作，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局令第27号）等档案管理法律、法规，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称的学校档案是指学校在从事教学、科研、党政管理及其他各项活动中形成的对学校和社会具有保存价值的各种不同载体形式的历史记录。
第三条 档案工作是学校的一项重要的基础性工作，学校要加强对档案工作的领导，保证人员编制、档案用房、档案设施、档案安全和档案经费的落实。
第四条 学校严格实行部门立卷归档制度，要将档案工作纳入各部门发展规划和工作计划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围。在布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。
第二章 机构和职责
第五条 学校的档案工作由教育行政部门统一管理，业务上受广东省档案局、广东省教育厅办公室监督、指导、检查。
第六条 学校的档案工作由校长领导，其主要职责是：
（一）贯彻执行档案工作的各项法律、法规和规章，批准学校档案工作规章制度；
（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；
（三）建立健全与办学规模相适应的学校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备及经费；
（四）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
分管档案工作的校领导协助校长负责学校档案工作。
第七条 档案工作委员会是学校档案工作的宏观管理机构，其主要职责是：
（一）贯彻执行档案工作的各项法律、法规和规章，审定学校档案工作规划及具体实施办法；
（二）研究决定学校档案工作发展的重要事项；
（三）协调部署全校档案工作检查、考核与评比工作。
第八条 学校档案馆的主要职责是：
（一）贯彻执行档案工作的各项法律、法规和规章，负责制定学校档案工作规划及具体实施办法；
（二）完善和制定学校档案管理工作的规章制度，并监督、检查各单位贯彻落实情况；
（三）负责学校专（兼）职档案人员队伍建设，对学校专（兼）职档案人员进行业务培训和指导；负责督促、检查和指导各单位的档案工作；
（四）负责对学校各类档案和有关资料的收集、整理、保管、统计与鉴定，维护学校档案的完整性、系统性与安全性；
（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（六）组织开展档案的开放和利用工作；
（七）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；
（八）组织开展档案学术研究和经验交流等活动；
（九）组织开展档案宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
（十）承担学校交办的其他工作。
第九条 学校各单位确定一名负责人分管本单位的档案工作，并视需要配备若干名兼职档案人员。兼职档案人员负责本单位档案的收集、整理、立卷和归档工作。兼职档案人员队伍应保持相对稳定，档案业务上受档案馆的监督、指导、检查。
第十条 对于需要特殊条件保管或利用频繁且有一定独立性的档案可设分室管理，分室是档案馆的分支机构，受档案馆和业务主管部门双重领导。
第三章 经费、库房和设备
第十一条 档案工作所需经费应列入学校年度预算，单列专款由档案馆统筹安排；学校各单位应对用于保存本单位归档文件材料所需的档案装具等设备，由学校根据各单位档案工作量的多少统筹安排和划拨。
第十二条 档案库房应具有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施外，还应按照档案信息化要求，建设或配备能够满足库房现代化管理、档案数字化、电子文件及电子档案管理需求的基础设施设备。同时，保密库房在上述设施基础上还需按相关保密要求建立人防、物防、技防措施。
第十三条 档案馆应制定档案管理突发事件应急预案，建立健全安全管理制度，定期检查档案各项安全防范措施的落实情况，加强对重要部位和重要基础设施的安全检查，及时消除隐患。
第十四条 档案馆应配置复印、录音（像）、照相、投影、扫描、缩微、恒温、恒湿、气体灭火、警报装置、视频监控装置、自助查阅一体机等适应现代化管理需要的设备。
第四章 文件材料的归档、移交和接收工作
第十五条 学校在教学、科研、管理等各项活动中形成和使用的，对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料均属于归档范围。
第十六条 学校实行文件材料形成部门、课题组立卷制度。学校各单位是部门立卷单位，其下属部门的档案材料交由本单位统一立卷，立卷人对文件材料进行整理，编排页（件）号，填写卷内目录，交本单位兼职档案员检查，验收合格后向档案馆移交。
第十七条 学校各单位应严把案卷质量关。文件材料必须真实反映学校教学科研和管理活动的内容，质地优良，书写工整，声像清晰，规格统一，签字盖章齐备。
第十八条 档案馆实行纸质档案和电子档案双轨归档的管理制度。学校各单位在教学科研和党政管理等各项活动中形成的电子档案也属于学校档案归档范围，应在向档案馆移交各类纸质文件材料的同时一并移交。
第十九条 档案馆应做好监督指导各单位的档案立卷归档工作，必要时给予协助和支持。
第二十条 学校各单位的立卷归档工作应按照《高等学校档案管理办法》中的有关规定执行。
各类档案材料的归档范围和保管期限，按照《广东工业大学档案归档范围和保管期限表》的有关规定执行。
第二十一条 归档时间和归档要求
（一）学校办公自动化系统产生的电子文件材料应实时归档。
（二）各单位应在次学年6月底前将上年度形成的综合文书等材料归档。
（三）各学院毕业生的毕业合影（分班级），应在学生毕业当年的11月底前归档；其他声像档案应在次学年6月底前归档。
（四）学籍表及成绩单应在学生毕业当年11月底前归档；学位材料应在授予学位的学期末或下学期初归档。
（五）科研类档案应在项目完成后4个月内归档；基建项目档案应在竣工验收后的3个月内归档；设备档案应在设备验收完毕投入使用后2个月内归档；财会凭证档案应在财会部门保存3年后归档。
（六）全校性重大活动应在活动完成后1个月内归档；人物档案及实物档案随时归档。
（七）档案馆接收档案时，首先要检查案卷质量，再根据移交清单，与移交人共同核对清点移交案卷，符合要求并核对无误后，交接双方在移交清单（一式两份）上签名（或盖章）。凡不符合要求的档案，档案馆有权拒绝接收。
（八）学校各单位移交档案必须明密分开，涉及国家秘密的档案载体或密品（以下简称为涉密档案），其移交目录、立卷说明书只能在专用涉密设备填写、打印。涉密档案移交须由相关涉密人员专人负责。
第五章 档案管理
第二十二条 档案馆应完善归档制度，确保应归档的文件材料能够完整、准确、系统地归档保存。
第二十三条 学校各单位的教学科研和管理人员应将档案工作纳入其职责范围内，在布置、检查、总结、验收各项工作的同时做好文件材料整理、归档工作。
第二十四条 学校各单位在公务活动中形成的具有保存价值的文件材料，除经批准可设分室保管外，都必须按规定向档案馆移交；凡个人在从事教学科研和党政管理等职务活动中形成的各种载体的文件材料，也应按规定向档案馆移交。
个人在非职务活动中形成的重要文件材料，档案馆可通过征集、代管等形式进行管理。
第二十五条 学校重要基建工程、重要修缮项目、重大科研成果和重大设备采购等项目验收、鉴定前，由业务主管部门牵头，档案馆配合，对项目进行档、案验收。未经档案验收或验收不合格的，不得安排工程竣工、课题结题验收、鉴定和报（评）奖工作。
第二十六条 学校各类档案属于学校的重要财富，由档案馆集中统一管理。列入归档范围的档案，任何人不得拒绝归档或者据为已有。
第二十七条 学校实体档案依据《高等学校档案实体分类法》进行分类、编号和上架排列。尚未整理装订的档案材料，不得随意堆放，必须置放于柜内，妥善保管。
第二十八条 档案馆应根据保管期限到期情况及时完成鉴定和销毁工作。档案鉴定工作在分管校领导的组织、学校档案工作委员会的指导下，由档案馆以及有关职能部门分管档案工作的负责人组成鉴定小组，负责对保管期限已满并已失去保存价值的档案进行鉴定，造册报学校分管校领导批准后，予以销毁；未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十九条 档案馆应定期对档案的进出、案卷数量、利用情况等进行统计，认真执行档案统计年报制度，并依照有关规定，向广东省档案局、广东省教育厅办公室报送学校档案工作基本情况统计报表。
第三十条 档案馆应建立库房管理制度，落实安全巡查责任，防止损害档案安全事故发生。专兼职保密员应负责保密库房人员进出审批、登记，进出保密库房应及时撤防、布防，履行安全保密巡查职责。
第三十一条 档案馆应建立计算机及办公设备安全管理制度。涉密人员按照国家有关保密法律法规和标准要求，做好涉密信息系统、信息设备和存储设备管理工作，确保涉密信息系统、信息设备和存储设备安全有效。依据涉密不上网的原则做好计算机及办公设备管理，做好台账并及时更新。严禁在连接互联网的计算机、办公设备上处理涉密档案信息，严禁涉密与非涉密移动存储介质混合使用。
第三十二条 档案馆应落实涉密档案定期审核及保密期限到期提醒工作机制，会同学校保密办向学校报送涉密档案统计情况，并落实相关涉密档案的解密、密级变更手续。
第三十三条 档案馆应落实保密自查制度。部门负责人每季度不少于一次组织部门保密工作检查，负责对职责范围内的保密措施落实情况进行监督检查。
第六章 档案信息化建设
第三十四条 档案馆应积极推进将档案信息化纳入学校信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。
第三十五条 档案馆应积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。档案馆应当对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。档案馆可以对重要电子档案进行异地备份保管。
第三十六条 档案馆应制定电子文件归档与电子档案管理制度，按照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894）开展电子文件归档与电子档案管理工作。保证电子档案来源可靠、程序规范、要素合规。电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。
第三十七条 档案馆应推进传统载体档案数字化。纸质档案数字化按照《纸质档案数字化规范》（DA/T31）执行，录音录像档案数字化按照《录音录像档案数字化规范》（DA/T62）执行。其他传统载体档案数字化参照有关规定执行。
第三十八条 档案馆负责档案数字资源的收集、保存和提供利用，切实推进学校数字档案馆建设。
第七章 档案的利用与开放
第三十九条 档案馆应设立供查阅档案资料的阅览室，配备检索工具为利用者服务，充分发挥档案的社会效益和经济效益。
第四十条 档案利用者必须遵守以下规定：
（一）档案利用者须进行登记手续，填写查阅事由、查阅内容。
（二）学校的各类档案主要为学校工作服务。学校教职工因工作需要查阅档案，凭本人工作证可查阅开放档案，并可以摘录或复制。原则上，档案材料原件不予借出，如确需借出，还须经分管校领导批准。
（三）外部人员需要查阅档案，须持本人所在单位介绍信或本人有效证件，并根据查阅内容经档案形成部门相关领导批准后，可查阅开放档案，并可以摘录或复制。原则上，档案材料原件不予借出。
（四）港澳台同胞、海外华侨需要查阅档案，须经学校国际合作与交流处、港澳台事务办公室审核；外国机关和个人需要查阅档案，应按国家有关规定办理。
（五）历届毕业生利用本人的学籍、学位档案，须出示本人身份证原件。如委托他人办理，被委托人须出示本人身份证原件、委托人的委托书及其身份证复印件。
（六）学校工作人员原则上只能查阅本人承办工作范围的档案。不属于原文件规定阅读范围的人员，需查阅有关文件时，须经档案形成部门相关领导批准；除学校党政办负责人和文字秘书外，一般人员不得查阅党政会议记录；凡查阅人事、组织工作（包括干部任免、升调、处分、审查及定案结论等）材料，须经人事、组织部门相关领导批准。
（七）凡因私和外部人员要求复印档案，由档案馆工作人员负责办理，并按学校财务相关规定收费。
（八）档案利用者应对档案的安全、保密和完整负责，不得随意拆卷、涂改、损毁或转借他人。否则，除负责赔偿损失外，还须根据有关规定报请学校另行处理。
第四十一条 学校档案属下列情况之一者，不宜开放：
（一）涉及党和国家秘密的档案。
（二）涉及专利和技术秘密的档案。
（三）涉及个人稳私的档案。
（四）档案形成部门规定限制利用的档案。
第四十二条 要求查阅、摘录、复制未开放的档案，应经档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题，应经档案形成部门或者本人同意，必要时报请分管校领导审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应经学校保密工作部门批准。
第四十三条 要求查阅、摘录、复制涉密档案，须履行相关保密审批、登记手续。如确需借出，应办理借出审批、登记手续。摘录、复制文稿按涉密档案原密级和保密期限，标注密级和保密期限，并按照涉密档案管理要求进行管理。
第四十四条 对于重要的、珍贵的档案和资料，一般不得提供原件使用，如确需要，须经分管校领导批准。
第八章 考核、奖励与处罚
第四十五条 档案馆应建立检查、考核和评估制度，明确岗位职责，对于专（兼）职档案人员在档案工作中作出突出成绩者给予表扬和奖励。
第四十六条 对于违反学校档案管理制度和规定的行为，学校根据其情节严重程度，给予党纪政纪处分，或者依法交由有关机关处理。
第四十七条 对于违反《中华人民共和国保密法》及其实施条例的行为，档案馆应及时采取相应措施阻止违法行为影响扩散，并向广东省国家保密局报告，依法给予处分。构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
第九章 附 则
第四十八条 学校各单位可根据本办法制定本单位的档案管理细则，并向档案馆备案。
第四十九条 本办法自2021年1月1日起施行。原《广东工业大学档案工作规范》（广工大校字〔2011〕25号）同时废止。本办法由档案馆负责解释。
