各学院：　　

为切实做好2026届毕业研究生的归档及档案转递工作，现将具体工作通知如下：

一、归档材料

党员材料、学位档案（包括：学位论文答辩与学位申请审批表、毕业研究生登记表、研究生学籍表、研究生成绩表、学籍异动审批表）相关材料，审批盖章请提前到研究生院相关科室完成。

二、归档要求

1.由研究生院统一发放“广东工业大学学位档案专用袋”，各学院把归档材料按学位档案专用袋上的目录顺序装入袋子里，完善封面个人信息，并用签字笔注明份数，审核无误后，确认签名（复核人签名必须由学院负责学位档案的老师签名），博士研究生、硕士研究生学位档案分别按学号由小到大排序，小号在上，大号在下。

2.将入学前档案（人事档案）、录取登记表、学位档案、党员材料汇总（前两项已经存放在档案馆），毕业生需要自提或复印党员材料的，请在归档前完成；归档以后，为确保档案的安全与完整，档案馆不再单独处理毕业生自提或复印党员材料的工作。

3.毕业生党员材料归档要求参照校党委组织部2026年6月9日所发《2026届毕业生党员离校有关工作通知》执行。　　

4.为确保档案的及时归档与转递，请各学院指派分管毕业生档案工作的老师（研究生教务员或辅导员）到东风路档案馆现场负责相关工作。请如实填写并提前打印好《广东工业大学毕业研究生档案移交清单》，此为学生查阅档案材料的重要依据，因归档工作量大，时间紧，请各学院高度重视，克服困难，齐心协力，密切配合档案馆，共同做好归档工作。（模板见附件）　　

5.非全日制研究生，需向分管毕业生档案工作的老师提供明确的转档地址，移交档案前，将电子版移交给档案馆。（模板见附件）

收集非全日制毕业研究生转档地址注意事项：

①非全日制毕业研究生确认自己人事档案所在，并将转档地址提交给学院（提交格式：XX省XX市XX区XX街道XXX号，联系人：XXX，联系方式）

②非全日制毕业生档案存放在人社局或人才交流中心的，确认对方是否接受个人自带，不接受自带的，需要填报人社局或人才交流中心地址，接受自带的，可以报个人转档地址

③档案寄送至个人的，请收到档案的同学不要拆封

④学位档案一经寄出，档案馆不再接收学生本人退回档案

6.原“广东工业大学博士\硕士\硕士专业学位档案袋”以及里面的材料移交到档案馆8楼，请各学院负责老师带助管协助档案移交。负责人：张老师 （联系电话：37626080）。

三、归档时间

上午8:45、下午1:30到达归档地点 　

四、归档地点：东风路校区图书馆大楼701学生档案室

五、注意事项

（一）由于场地受限，请各学院严格按上述时间安排完成归档工作，因特殊情况不能按时归档，学院自行与相关学院调整，并提前两天反馈给档案馆老师。

（二）请将归档材料中学位档案袋按学号由小到大排序，小号在上，大号在下（移交清单中名单顺序与档案袋排序一致）。

（三）关于填写《广东工业大学毕业研究生档案移交清单》的说明

1.姓名、学号必须电脑打印，按学号由小到大排序，博士、硕士分开打印。

2.国内全日制升学深造的学生，请在备注栏标注“升学”，此项最为重要。　　  

3.每个毕业生归档材料的对应栏画“○”所缺材料的对应栏画“×”，用黑色签字笔标注，严禁用铅笔标注，如有推优表，请在备注标记“推优表”。

4.党员档案袋右上角需用铅笔标注学生学号，并按学号由小到大排序，小号在上，大号在下，非党员的入党材料需要在袋子右上角标注“非党员”以及学生学号，并注明袋内材料名称。升学本学院毕业生的党员材料无需移交给档案馆。

整理过程中，如果有不明之处，请咨询档案馆学生档案室。

联 系 人：徐老师、李老师

联系电话：37627543

档案馆、校史馆

2026年6月9日