各研究生学院：

根据《广东工业大学学生人事档案管理实施办法》的精神，为切实做好2019届毕业研究生的归档及档案转递工作，现将具体工作通知如下：

一、归档材料

入学前档案（人事档案）、党员材料、录取登记表、白联报到证、学位档案（相关材料，审批盖章请提前到研究生院相关科室完成）。

二、归档要求

（一）由研究生院统一发放“广东工业大学博士\硕士\硕士专业学位档案袋”，（非全日制学生无须填写《毕业生登记表》），各学院把学位档案按档案袋上的目录顺序装入袋子里，并取（学位论文答辩与学位申请审批表、研究生学籍表、研究生学习成绩单、毕业研究生登记表）各一份放到“广东工业大学学位档案专用袋”，并用签字笔注明份数，审核无误后，确认签名（复核人签名必须由学院负责学位档案的老师签名），各学院的博士生、研究生学位档案分别按学号排序。

（二）把入学前档案（人事档案）、学位档案、党员材料到档案馆汇总一起。

（三）毕业生党员材料归档要求参照校党委组织部5月13日所发《2019届毕业生党员离校有关工作通知》执行。

（四）为确保档案的及时归档与转递，请各学院指派分管毕业生档案工作的老师（研究生教务员或辅导员）直接到东风路档案馆现场负责，并如实填写、打印好《广东工业大学毕业研究生档案移交清单》一式两份，学院与档案馆各执一份，作为学生查阅档案材料的重要依据，因归档工作量大，要求各学院根据毕业生的数量安排2-10个学生，到东风路校区档案馆现场整理归档。

（五）原“广东工业大学博士\硕士\硕士专业学位档案袋”以及里面内容移交档案馆8楼廖芬老师（电话：37626080）

（六）非全日制研究生的“广东工业大学学位档案专用袋”以及资料按学号排序，由各学院统一移交给学生档案室，打印移交清单并提供准确的档案转递信息。

三、归档时间（上午8:30、下午1:30到达归档地点）

7月1日：上午 机电工程学院 （315人）

下午 物理与光电工程学院（30人）、轻工化工学院（80人）

生物医药学院（22人）

7月2日：上午 自动化学院（266人）

下午 土木交通与工程学院（115人）

7月3日：上午 管理学院（145人）、经济与贸易学院（10人）

下午 应用数学学院（25人）、信息工程学院（107人）

7月4日：上午 计算机学院（155人）环境科学与工程学院（81人）

下午 材能学院（107人）建筑城规学院（35人）、

政法学院 （8人）、外国语学院（13人）艺术学院（85人）

四、归档地点：东风路校区图书馆大楼701学生档案室

联系人：陈老师、徐老师

联系电话：37627543

五、注意事项

（一）由于场地受限，请各学院严格按上述时间安排完成归档工作，因特殊情况不能按时归档，学院自行与相关学院调整，并提前两天反馈给档案馆老师。

（二），由于今年毕业生档案统一通过中国邮政EMS转递，请各学院负责毕业生工作的老师，认真阅读《毕业研究生档案整理要求与流程》，确保档案整理的规范性与统一性。

附件1、广东工业大学毕业研究生档案移交清单（模板）

广东工业大学毕业研究生档案移交清单.xlsx

附件2、毕业研究生档案整理要求及流程

研究生EMS整理流程.docx

档案馆

2019.06.03